Geld verdienen door goed tijd te managen

Als ik ondernemers over tijdsmanagement spreek, dan leeft bij hen vaak de gedachte: "hoe kan in een kortere tijd de klus geklaard worden?" Dit beeld is vaak ook bepalend als tijdsmanagementvraagstukken met het personeel worden besproken. Ik wil mij hier beperken tot het tijdsmanagement van u als ondernemer, omdat het op cruciale punten afwijkt van dat van werknemers.

Op basis van praktijkervaring benader ik tijdsmanagement vanuit drie belangrijke items: de persoon, de beschikbare tijd en het werk wat moet worden gedaan. De relatie tussen tijd en werk noem ik de efficiencylijn: kan het werk in een kortere tijd worden uitgevoerd? De relatie tussen werk en persoon noem ik de effectiviteitslijn: welk effect hebben die activiteiten op het realiseren van de doelstellingen? De relatie tussen persoon en tijd noem ik de energie- of motivatielijn: wat is de reden dat u iets aan tijdsmanagement wilt doen?

Laten we deze relaties eens bekijken, te beginnen met de efficiencylijn. Mijn ervaring in de praktijk is dat over het algemeen redelijk wat aandacht is om het werk in een kortere tijd uitgevoerd te krijgen. Wat echt verrassende inzichten op kan leveren, is enige tijd concreet bijhouden hoe uw tijdsbesteding werkelijk is. Ook derden kunnen hierin een belangrijke bijdrage leveren. Wie heeft immers niet te maken met bedrijfsblindheid?

Bij de effectiviteitslijn is het belangrijk om eens kritisch te kijken of activiteiten uit gewoonte worden uitgevoerd. Dragen specifieke activiteiten bij aan het realiseren van doelstellingen, soms is hier ook bedrijfsblindheid in de bedrijfsvoering aan de orde. Een andere vraag is of die activiteiten allemaal door zelf moeten worden uitgevoerd? Kunt u activiteiten delegeren? Vooral veel operationele activiteiten kunnen door derden worden gedaan.

In de praktijk kom ik tijdsmanagementtrajecten tegen die mislukken. De reden daarvoor is dat de energie- of motivatielijn onvoldoende is. Als u jarenlang gewend bent om volgens een bepaald patroon en gewoonte te werken en u hebt ook nog een persoonlijk profiel waarbij veranderen een hele uitdaging is, dan zijn tegenvallende resultaten in tijdsmanagement wel te verklaren.

Soms laat ik ondernemers een score geven op de schaal van 1 tot 10 in welke mate zij werkelijk gemotiveerd zijn om invulling te geven aan tijdsmanagement. Als die lager is dan 10, dan zijn gevolgen te voorspellen. In voorkomende situaties moet "het nog meer pijn doen": rigoureuze veranderingen in bijvoorbeeld persoonlijke omstandigheden maken soms dat de score in een keer op een 10 uitkomt. Het is dus van groot belang om stil te staan wat verbetering van tijdsmanagement voor u op kan opleveren.

Op basis van het voorgaande is het zinvol om prioriteiten te stellen op basis van verwacht rendement van uw activiteiten. Dat lijkt logisch, maar is dat altijd wel inzichtelijk? Mijn ervaring is dat ondernemers als het ware "gezogen" worden naar "vaktechnische activiteiten". Activiteiten die niet urgent zijn, maar wel belangrijk blijven en daardoor soms wat te lang liggen, waardoor rendementsverbetering trager verloopt. Ondernemers- en managementactiviteiten hebben, mits goed uitgevoerd, altijd een hoger rendement dan vaktechnische activiteiten.

Een rekenvoorbeeld: stel dat de waarde van vaktechnische activiteiten op 25 euro, managementactiviteiten op 125 euro en ondernemersactiviteiten op 250 euro per uur worden gezet. En stel dat u in een week 4 uur minder vaktechnische activiteiten, 3,5 uur meer management activiteiten en 0,5 uur meer ordernemersactiviteiten kan verrichten...... dan kunt u op jaarbasis 20.000 tot 25.000 euro meer verdienen! Is dat een blinde vlek voor u ?

Bent u geïnspireerd om eens kritisch naar uw tijdsmanagement te kijken ? Neem dan deel aan de workshop "tijdsmanagement voor ondernemers" " ( zie http://albertvoet.nl/producten/workshop-tijdsmanagement-ondernemers.html)

Albert Voet Managementadvies en mediation